- 報修訊息分散在 WhatsApp、電郵或口頭通知
- 團隊難以追蹤負責人、進度和完成時間
- 缺少工單紀錄時，租戶跟進體驗容易不一致
共享空間營運負責人
幫我整理今個月租戶月結，核對租金、會議室用量、報修未完成項目和付款提醒，完成後先給我批核。
★★★★★由香港中小企團隊使用及驗證
共享辦公室管理系統
集中管理租約、會議室預約、賬單和報修流程，減少 Excel 和 WhatsApp 分散處理。
會議室預約 租約賬單管理 AI 營運助理
了解我們的背景 (可點擊)
你的團隊是否正在面對這些營運問題？
設施報修缺乏追蹤
“
租戶提交報修後，團隊是否能清楚看到負責人和處理進度？
空間使用狀態不清楚
- 房間、座位和據點的使用狀態分散記錄
- 前台需要逐邊確認，才知道可用空間
- 空置和已預約狀態不清晰，會影響出租效率
“
房間、座位和據點狀態是否能即時查看，而不用逐邊確認？
租約和雜費計算耗時
- 月結時需要核對租約、會議室用量、打印費和其他雜費
- 固定收費和用量收費分散時，計算時間會增加
- 漏計或重複計算會影響賬單準確度
“
月底是否仍要逐個租戶核對租約、用量和雜費？
如何有效解決呢?
設施報修工單追蹤
租戶提交維修要求後，系統建立工單並記錄負責人、狀態和完成時間。
會議室預約計費
租戶可查看可用時段並預約會議室，系統按使用記錄計費。
租約賬單自動產生
按租約條款生成月結單，支援固定租金、彈性租期和用量收費。
除了人手操作，亦可用 AI 協助處理重複任務
透過 MCP 連接 AI 代理，讓系統操作由一句指令開始
AI 營運助理
AI 空間營運代理
- 讀取租約、會議室用量及工單紀錄
- 核對月結金額、未付款項及待處理報修
- 整理賬單草稿及租戶通知內容
- 等待批核後才發出月結及提醒
共享空間月結草稿已準備好，包括租金、用量收費、報修狀態和付款提醒。請檢視後決定是否發送。
AI 任務批核
是否批准 AI 發出月結賬單及租戶提醒？
專屬 AI 下屬架構
AI 從屬於員工而非系統。為團隊配置專屬 AI 下屬，建立「人類指揮，AI 執行」的清晰組織架構。
完整支援人機協作
內建人機協作機制。AI 完成任務後，須交由專人覆核批准方可落地執行，確保決策權由人類掌握。
權限與數據隔離
嚴守資料存取邊界。數據權限按組織架構分層控管，AI 僅能讀取獲授權的資訊，降低未授權存取風險。
串接常用 AI 工具
整合 Manus、Claude 等 AI 工具，將外部 AI 能力接入日常工作流程，讓任務、權限和結果集中管理。
除了以上，還有這些功能
共享空間營運全覆蓋
合約及文件管理
租約電子化集中儲存，到期自動提醒續約，歷史記錄永久可查。
營收實時儀表板
即時掌握各據點營收、出租率及現金流，數據驅動定價與擴張決策。
多地點統一管理
多個據點統一後台管理，跨點租戶數據互通、資源調度一目了然。
打印機用量計費
自動擷取打印記錄並按頁計費，月結單自動彙整用量，告別人手抄錶。
租戶自助 App
租戶透過手機 App 預約設施、查閱賬單、繳費及報修，一站式自助服務。
門禁及訪客管理
整合智能門禁系統，租戶手機解鎖、訪客自助登記、出入記錄全程追蹤。
“
以前管理三間共享空間，租約到期冇人知、水電賬單要人手對、tenant 報修 WhatsApp 睇漏咗就俾人鬧。自從用咗共享辦公室管理系統，租約到期自動 alert、賬單系統自動出、tenant App 自己報修自己睇進度，成個團隊終於唔使再做消防員。
”你的投資會獲得什麼回報?
讓我們比較一下
透過數據分析優化空間配置與定價策略，平均提升 20% 空間利用率及整體營收。
Deloitte
自動化租約及賬單管理可節省每月平均 40 小時人手處理時間，行政效率提升達 50%。
CBRE
採用數碼化管理系統的共享空間營運商，平均降低 35% 租戶流失率，設施報修響應時間縮短 60%。
JLL Research
使用前
使用後
空置率監控
靠行入去睇先知吉咗
儀表板實時顯示各據點佔用率
設施報修
WhatsApp群組塞咗無人跟
自動分配工單追蹤完成狀態
會議室預約
打電話或WhatsApp前台
租戶App自助預約即時確認
賬單出單
人手逐個對數計費
自動按租約生成月結單並催繳
租約管理
人手Excel到期提醒
系統自動到期預警及續約建議
憂慮 IT 項目無了期延誤？
由 PMP® 經理主理，嚴守標準化流程
01
需求診斷
將商業思維轉化為系統邏輯，非盲目套用模板。
- 業務診斷：精準釐清現有流程痛點
- 方案演示：確保系統效果符合預期
02
數據遷移
由專人整理和匯入舊資料，減少團隊搬遷負擔。
- 數據遷移：專人清理並匯入舊數據
- 驗收測試：標準化驗證確保無誤
03
正式上線
完成設定後即可開始使用，並由本地團隊按優先級跟進支援。
- 系統交付：完成必要設定後投入運作
- 持續支援：本地團隊跟進使用問題
需要預留多少預算？
靈活選擇，按規模配對方案
訂閱版（SaaS）
$798/ 月
適合希望快速上線、以固定月費管理成本的共享辦公室營運團隊。
- 系統帳戶：1-30 人
- 活躍租客數量：80
- 租約、房間、會議室及收費管理
- 雲端儲存空間：10GB
- WhatsApp、電郵及電話支援
- 日常系統升級及維護
定製版
按需求報價一次性 / 階段式
適合需要多據點管理、系統整合或高度客製化流程的共享辦公室營運商。
- 包含訂閱版所有功能
- 活躍租客數量：不設固定上限
- 多據點中央管理後台
- 自訂計費規則與租約模板
- 可串接現有門禁及會計系統
- 專屬客戶成功經理一對一跟進
我們理解，新系統落地前總有幾個顧慮需要先釐清
以下是團隊最常見的落地疑問
「Oneflash Agentic Business Suite」如何支援共享辦公室？
不只是租戶資料，而是可管理的空間營運系統
Oneflash Agentic Business Suite 是 Oneflash 為中小企建立的 AI 代理商業系統。
- 統一資料：租戶、合約、空間、工單和月結可集中管理
- 模組延伸：日後可加入門禁、付款、CRM 或自助 Portal
- AI 協作：透過 MCP 連接 AI 代理，協助查租戶、整理工單和觸發提醒
團隊背景實力可靠嗎？
融合創新基因與20年企業級開發經驗的團隊
Oneflash 團隊結合 AI 代理、企業系統與本地中小企落地經驗：
- 市場認可：技術實力曾獲上市公司及商業獎項
- 廿載底蘊：團隊具備大型 ERP、CRM 及營運系統開發經驗
- 本地理解：熟悉香港中小企在資料、流程和日常跟進上的實際需要
日後可找其他公司維護嗎？
開放架構設計，任何開發團隊都能接手
系統以開放架構設計，方便日後交接和長期維護：
- 文件交接：可提供主要流程、設定和資料結構說明
- 資料可取回：租戶、合約、賬單和工單資料可匯出
- 維護彈性：日後可選擇由 Oneflash 或其他技術團隊協助維護
我可以自己留資料備份嗎？
隨時匯出所有數據，無鎖定風險
可以。系統會讓你保留共享辦公室營運資料的主導權：
- 一鍵匯出：租戶、租約、賬單、空間和工單資料可匯出
- 離線保存：可存放在你自己的雲端硬碟或內部資料夾
- 長遠保障：日後調整系統安排時，資料仍可取回和再使用
我要人手輸入舊有數據？
支援Excel批量匯入，毋須重新輸入
不需要由團隊逐筆重新輸入。我們可協助整理現有 Excel、Google Sheets 或舊系統資料：
- 資料整理：租戶、合約、空間、賬單和工單欄位先對齊
- 批量匯入：將現有名單、租約和月結紀錄匯入系統
- 上線核對：匯入後一起檢查重點資料是否正確
如何保證準時完成？
20年企業級系統開發團隊，最快10個工作天交付
我們會先鎖定共享辦公室最核心的流程，再分階段上線，避免項目失控：
- 範圍確認：先整理租戶、合約、空間、工單和月結流程
- 里程碑驗收：每個階段完成後由你確認資料和流程
- 上線檢查：正式使用前檢查權限、通知、賬單和表單設定
日常操作遇到問題怎麼辦?
專人15分鐘內回覆，WhatsApp即時支援
我們會按共享辦公室日常營運情境提供支援，協助團隊處理實際操作問題：
- WhatsApp 或電郵支援：方便前台快速查詢租戶、賬單或工單問題
- 遠端協助：需要時可協助檢查設定、權限和流程
- 持續優化：按實際營運情況調整欄位、表單和通知流程
學新系統會很花時間嗎？
以最少按鈕原則設計，員工15分鐘即上手
系統按前台和營運團隊的日常流程設計，重點是讓同事容易上手：
- 介面清晰：租戶、合約、房間、工單和月結集中在同一後台
- 角色分工：前台、營運和管理層可按權限處理不同任務
- 上線培訓：正式使用前會提供操作示範和設定協助
資料安全有保障嗎？
企業級雲端加密儲存及每日自動備份
租戶、合約、門禁、賬單和工單資料都屬於重要營運資料，系統會以多層方式保護：
- 傳輸加密：後台操作、表單和文件上載均以 SSL 加密
- 權限分級：前台、營運和管理層可按角色查看不同資料
- 備份機制：定期備份重要資料，降低遺失和誤刪風險
更多系統落地與支援問題
實現共享空間全面數碼化
日常操作遇到問題怎麼辦？
提供WhatsApp、電郵及電話三渠道技術支援，辦公時間內最快15分鐘回應。另設有線上幫助中心及操作教學影片。
數據儲存在哪裡？是否安全？
所有數據儲存於企業級雲端伺服器，採用256位元加密傳輸及每日自動備份，符合國際數據安全標準。
系統是否設有權限管理？
設有分級權限管理，可為管理層、前台、財務及維修人員設定不同操作權限，確保數據安全。
支援網上收租嗎？
系統支援整合多種網上支付方式，租戶可透過App或網頁直接繳費，系統自動對賬及更新繳費狀態。
可以匯出現有租戶資料嗎？
支援從Excel批量匯入現有租戶及租約資料。系統亦提供資料備份及匯出功能，確保您的數據隨時可以取回。
如何處理按用量收費？
系統自動擷取打印機、會議室等設施用量數據，根據您設定的計費規則自動計入月結單，無需人手抄錄或核對。
可以整合現有門禁系統嗎？
系統支援API整合主流智能門禁方案，租戶憑手機即可解鎖出入，訪客可經系統自助登記獲取臨時通行權限。
租戶需要下載App嗎？
租戶可透過手機App自助預約設施、查閱賬單及報修，亦支援網頁版操作。App介面設計簡潔直覺，一般用戶數分鐘內即可上手。
支援什麼類型的租約？
系統支援固定租期、彈性月租、虛擬辦公室、日租及會議室按小時計費等多種租約模式，自訂計費規則滿足各類空間需求。
可以管理多少個地點？
系統支援無限個地點，每個據點可獨立設定空間配置、定價及營運規則，跨點數據於統一儀表板呈現。
“
將租約、會議室用量、報修及月結賬單集中在同一套共享空間營運系統。
”你有 5 分鐘嗎？
改善租戶、空間、工單及月結賬單管理
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在線顧問:0, 最後更新: 2026-06-22, 07:00
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