補習社適合用 AI 自動化的，是規則固定、資料來源清楚、出錯後容易修正的重複行政工作；涉及教材正確性、學生個人資料、金錢、投訴、退款、非標準折扣或正式承諾的步驟，則應保留職員覆核或主管批准。
實際規劃時，不要只問"AI 做不做到"，而要把每條流程分成三層：
1. 可自動執行：按既定規則整理、分類、搜尋和提醒。 2. AI 準備後由職員覆核：會更改學生紀錄、產生金額或向家長發出訊息。 3. 必須由人決定：涉及教學判斷、金錢例外、投訴、退款和補習社作出的正式承諾。
這個分法比"全部自動"更實際。AI 可以先完成八成整理工作，職員把時間集中在需要判斷和承擔責任的兩成。
1. 先用三層審批矩陣判斷是否適合自動化
| 場景 | AI 適合做甚麼 | 人要保留甚麼決定 | 建議層級 |
| 學生資料及學費單 | 從語音或文字拆出欄位、尋找學生紀錄、準備學費單草稿 | 確認學生身份、班別、金額、折扣和付款狀態 | AI 準備後覆核 |
| 每日開工簡報 | 整理當日課堂、請假、補堂、欠交資料和待辦事項 | 處理衝突、例外和優先次序 | 可自動整理 |
| WhatsApp 請假／補堂 | 辨認意圖、查閱規則、找可用時段、準備回覆和更新草稿 | 確認身份、例外安排和最終對外訊息 | 正常個案可自動；例外覆核 |
| 教材 | 產生題目初稿、改寫程度、整理答案格式 | 核對答案、難度、教學目的、語氣、來源和版權 | 老師必須審核 |
| 投訴／退款 | 確認收件、整理時間線、找出相關紀錄、建立跟進任務 | 判斷責任、回應口徑、補救和退款 | 主管決定 |
| 折扣 | 按已批准規則計算標準優惠和顯示依據 | 批准非標準、疊加或臨時優惠 | 主管批准 |
矩陣中的界線不是由工具名稱決定，而是由後果決定。如果一次錯誤會影響學生權益、金錢、教學品質或補習社聲譽，就不應讓 AI 單獨完成最後一步。
2. Do #1：用語音輸入學生資料，讓 AI 準備學費單草稿
前台同事可以用語音說："陳小明九月轉到星期二五點英文班，請準備下期學費單。"AI 可先把訊息拆成學生、班別、生效日期和收費項目，尋找相符紀錄，再產生待覆核的更新和學費單草稿。
真正適合自動化的是"辨認、整理和準備"，不是在資料不足時自行猜測。系統至少應該：
- 用學生編號或多項資料核對身份，不只依賴姓名。
- 把新資料與現有班別、收費規則和付款紀錄比較。
- 對不清楚的日期、金額或同名學生標示 pending_review。
- 由職員確認後才更新正式紀錄或發出單據。
- 保留輸入來源、修改時間和批准人。
如要先整理資料表和欄位，可參考補習社如何用 AI 整理學生檔案。本文重點是審批界線，而不是重複完整的學生資料結構。
3. Do #2：每日自動產生開工簡報
每日簡報是低風險而且容易核對的起點。AI 可以在開門前，從課堂表、出席紀錄、WhatsApp 待處理訊息和內部任務整理一頁摘要，例如：
- 今日課堂、導師、班房和學生人數。
- 已知請假、待安排補堂和候補名單。
- 尚未確認的轉班、學費單或付款紀錄。
- 今日要派發的教材和通知。
- 需要前台或主管處理的例外個案。
簡報應連回原始紀錄，讓職員可以一按查看依據；如果資料互相衝突，AI 應標示問題，而不是選一個看似合理的答案。這種自動化不會替主管排優先次序，但可以減少同事每天逐個系統和對話翻查資料。
4. Do #3：先由 AI 處理家長 WhatsApp 請假和補堂
WhatsApp 請假／補堂很適合作為補習社第一條自動化流程，因為大部分正常個案都有固定步驟：
1. 家長發訊息說明學生、課堂和請假原因。 2. AI 辨認"請假／補堂"意圖，並核對學生及原定課堂。 3. 系統查閱補堂政策、班別容量和可用時段。 4. AI 提供合資格選項，或把建議回覆交給職員確認。 5. 確認後更新出席、補堂和對話紀錄。 6. 系統向家長發出清楚的最終確認。
正常個案可以較自動，例如資料齊全、在指定期限內請假，而且只有已批准的補堂時段。以下情況則應轉交職員：
- 找不到唯一學生或原定課堂。
- 家長要求政策以外的補堂、退款或轉讓名額。
- 可用班別已滿、涉及不同學費或導師。
- 訊息同時包含投訴、健康、學習或其他敏感內容。
- 家長要求補習社作出未有既定規則的承諾。
因此，WhatsApp 自動化的目標不是"機械人自行答完所有訊息"，而是讓 AI 完成辨認、查詢、整理和正常個案的處理，再把例外連同完整背景交給職員。新客查詢的分流方法可另參考WhatsApp AI Chatbot 如何處理新客查詢。
5. Don't #1：不要未經老師審核便直接發布 AI 教材
AI 可以幫老師產生練習初稿、同一題目的不同難度版本、例句或答案格式，但不應直接把輸出當成正式教材。老師仍要核對：
- 題目和答案是否正確，條件是否完整。
- 難度是否配合學生程度和本課教學目標。
- 用詞、例子和解題方法是否符合補習社的教學方法。
- 圖片、文章、題目和其他材料是否可合法使用。
- 內容會否包含偏見、不適合年齡或可能誤導學生的資訊。
教育局的《Guide to Using AI in Teaching》以教師主導、AI 輔助為原則；這份指引面向學校教育，本文只借用其教學原則，不把它描述成補習社的法定要求。教材來源和複製問題則可查閱知識產權署的Copyright and Education。
6. Don't #2：不要讓 AI 自行決定投訴和退款
面對投訴，AI 可以立即確認收件、整理家長指控、建立事件時間線、找出相關課堂和對話紀錄，再列出尚欠資料。這些工作可加快處理，但"誰有責任、如何回應、是否道歉、提供甚麼補救、是否退款"仍應由獲授權職員決定。
原因不是 AI 不懂寫禮貌回覆，而是每一句回覆都可能成為補習社的正式立場。退款亦涉及課程條款、已上課堂、付款紀錄和適用規定。教育局通告第 7/2007 號在其涵蓋的非正規課程私立學校範圍內列明收費、收據及退款安排；不同營辦模式的適用要求可能不同，所以系統應先找出已批准政策和相關紀錄，再交由職員確認，而不是自行承諾。
7. Don't #3：不要讓 AI 自行創作或疊加折扣
AI 可以按已批准規則計算標準優惠，例如指定時段的早鳥價、同一家庭優惠或固定推廣碼，並顯示計算依據。但它不應因為家長追問而自行加碼，也不應把兩項不可同時使用的優惠疊加。
一個安全的折扣流程應包括：
- 優惠名稱、適用課程、有效日期和資格條件。
- 可否與其他優惠同時使用。
- 最高折扣或最低收費。
- 哪些角色可以批准例外。
- 對家長發出前的最終金額覆核。
- 批准人、原因和訊息版本的稽核紀錄。
AI 的角色是找規則、計算和準備；非標準折扣的商業決定仍由人負責。
8. 實施前，先為每條流程寫清楚六個欄位
| 欄位 | 要回答的問題 |
| 觸發條件 | 甚麼訊息或事件會啟動流程？ |
| 可讀資料 | AI 可以查閱哪些學生、課堂、收費或政策資料？ |
| 可寫資料 | AI 可以直接更新甚麼？哪些只能建立草稿？ |
| 正常規則 | 甚麼條件同時成立才可自動執行？ |
| 轉交條件 | 缺資料、衝突、敏感內容或例外時交給誰？ |
| 稽核紀錄 | 系統要保存輸入、建議、修改、批准人和時間多久？ |
學生和家長資料亦不應因為使用 AI 而無限制開放。補習社應按工作需要設定存取權限、只使用流程所需資料，並保留人工檢查。可參考個人資料私隱專員公署的人工智能資料保障資源。
9. 題檢查：這一步可否交給 AI？
1. 規則是否已寫清楚，而不是只存在某位同事腦中？ 2. AI 是否能找到可靠、最新的資料來源？ 3. 同名學生或資料不足時，系統會否停止而不是猜測？ 4. 錯誤是否容易發現和修正？ 5. 這一步會否改動正式學生、出席或付款紀錄？ 6. 這一步會否向家長作出承諾？ 7. 是否涉及教材正確性、版權或學生個人資料？ 8. 是否涉及退款、投訴、金額或非標準折扣？ 9. 例外會自動轉交哪一個角色？ 10. 日後能否追查 AI 建議了甚麼、誰批准和發出了哪個版本？
如果第 5 至第 8 題任何一題答"會"，至少應設職員覆核；如果涉及例外金錢、投訴立場或正式承諾，應提升至主管批准。
10. 補習社 AI 自動化的重點，是把判斷留給適合的人
補習社不需要在"全部人手"和"全部自動"之間二選一。較穩妥的做法，是先揀一條高頻、規則清楚的流程，例如 WhatsApp 請假／補堂，逐步標示哪些步驟可自動、哪些要覆核、哪些必須由主管決定。
當資料、權限、轉交條件和稽核紀錄都寫清楚，AI 才能真正減少行政工作，而不是把風險藏在一個看似方便的自動回覆後面。oneflash 所說的 AI-ready 系統，重點亦是把資料、操作權限和人工審批放進同一條可追查流程，而不是讓 AI 取代職員。