教育中心常见的 WhatsApp AI chatbot，大致有三种运作方式。第一种是 AI 知识库，根据中心提供的课程、收费和规则回答一般问题；第二种是 AI 连接教育中心管理系统，完成身份核实後，查阅个别学生的课堂、学费、出席和剩余堂数等最新资料；第三种是 AI Agent 连接教育中心系统，除了读取资料，还可以在既定权限和流程内提交请假、建立补堂申请或安排跟进。
三种方式都可以在 WhatsApp 内与家长或学生对话，但背後使用的资料和可采取的动作并不一样。例如家长问「我个仔星期六想请假，可否补堂？」AI 知识库只能说明一般规则；连接管理系统的 AI 可以查到学生所属班别和补堂纪录，但不会更改资料；AI Agent 则可以在核实身份和符合中心规则後，提交请假及列出可选补堂时段。涉及退款、特别折扣、投诉裁决或例外安排时，仍应交由职员处理。
以下不会比较哪一种较好，而是直接用教育中心日常对话，介绍三种 WhatsApp AI chatbot 分别怎样运作。
1. 第一种：AI 知识库怎样回答一般问题？
AI 知识库会根据教育中心提供的资料回答问题。资料可以包括课程表、适合年级、学费、导师资料、中心地址、试堂安排、请假规则和恶劣天气安排。
它适合回答每位家长都可能提出的问题。
1.1 例子一：查询课堂时间
- 家长： 请问小五英文阅读班星期几上堂？
- AI： 小五英文阅读班逢星期三下午 5:00 至 6:30 上课，另有星期六上午班。两班的教学内容相同。
1.2 例子二：查询课程是否适合
- 家长： 小朋友英文文法比较弱，应该报哪一班？
- AI： 中心的小学英文巩固班包括文法、阅读理解和写作练习。你可以提供小朋友的年级，我再列出相应班别及上课时间。
1.3 例子三：查询收费
- 家长： 中一数学班怎样收费？
- AI： 中一数学班按期收费，每期堂数和金额会列在课程资料内。我可以把最新课程及收费表发给你。
1.4 例子四：查询中心位置
- 学生： 中心近哪个港铁出口？
- AI： 中心邻近旺角站 E2 出口，步行约数分钟。以下是地址和地图连结。
1.5 例子五：查询恶劣天气安排
- 家长： 如果上堂前两小时挂八号风球，课堂怎样安排？
- AI： 按中心的恶劣天气指引，八号热带气旋警告生效期间，面授课堂会暂停。中心会再透过 WhatsApp 发出当日安排。
1.6 例子六：查询请假及补堂规则
- 家长： 请假後是否一定可以补堂？
- AI： 补堂需要符合中心的请假通知时间及名额规则。一般安排可参考补堂指引；个别学生是否符合资格，需由中心查阅纪录後确认。
1.7 例子七：查询试堂
- 家长： 暑期班可以先试堂吗？
- AI： 部分暑期班设有试堂。你可以提供学生年级、科目和方便时段，职员会协助确认可选班别。
AI 知识库知道中心公布的资料，但不知道正在对话的是哪一位学生。因此，家长如果问「我交了学费未？」或「我个女下一堂几时上？」，它不应猜测个人资料，而应说明需要核实身份并交由系统或职员查询。
2. 第二种：AI 连接教育中心管理系统后，可以查到什么？
这种 WhatsApp AI 除了使用知识库，还会连接教育中心管理系统。家长完成身份核实後，AI 可以读取获授权的学生纪录，回答个人化问题。
本篇所说的第二种方式是查询型、只读：可以查资料，但不会更改纪录或代替家长执行流程。
2.1 例子一：查询下一堂
- 家长： 我个仔陈小明下一堂英文是几时？
- AI： 完成身份核实後，我查到陈小明下一堂是星期六下午 2:00 的小六英文班，导师是 Miss Lee，课室是 3 号房。
2.2 例子二：同时查两名子女的时间
- 家长： 我两个小朋友今个星期是否同一日上堂？
- AI： 陈小明的英文班是星期六下午 2:00；陈小美的数学班是星期日上午 11:00，所以不是同一日。
2.3 例子三：查询学费状态
- 家长： 我上星期已经转数，系统收到学费未？
- AI： 系统显示本期学费状态为「已收款」，收款日期是 7 月 13 日，未有尚欠金额。
2.4 例子四：查询剩余堂数
- 家长： 数学班还有几堂？
- AI： 目前课程纪录显示尚余 4 堂，最近一堂是星期日上午 11:00。
2.5 例子五：查询出席纪录
- 家长： 阿仔上星期是否有缺席？
- AI： 系统显示他上星期六的英文班纪录为缺席，星期日的数学班纪录为出席。
2.6 例子六：查询补堂申请状态
- 家长： 我之前申请的补堂确认了吗？
- AI： 申请状态是「已确认」，补堂日期为 7 月 25 日下午 4:30，地点是 2 号课室。
2.7 例子七：查询教材和测验日期
- 学生： 下堂要带哪一本练习？几时测验？
- AI： 下堂需要带英文阅读练习第 3 册；系统内的班别通告显示，小测安排在 7 月 29 日。
2.8 例子八：查询轮候状态
- 家长： 我个女轮候的星期六班有位未？
- AI： 系统显示目前仍在轮候名单，状态未有更新。若有学位释出，中心会按轮候次序联络家长。
2.9 AI 连接管理系统可以做到
- 核实家长或学生身份後，回答个人化问题。
- 读取最新的班别、上课时间、老师和课室资料。
- 查阅学费状态、到期日、结余和剩余堂数。
- 查阅出席、缺席、补堂申请及轮候状态。
- 把一般课程规则与个人纪录组合成较完整的回覆。
- 身份未能核实或资料不完整时，停止披露并转交职员。
2.10 AI 连接管理系统做不到
- 不能代家长正式请假、取消课堂或调堂。
- 不能建立补堂预约、修改补堂申请或保留名额。
- 不能更改学生、家长、班别、出席或付款纪录。
- 不能自行批准退款、折扣或特殊安排。
- 不能查看未获授权的学生资料。
- 系统没有资料时，不能自行猜测答案。
例如家长说「麻烦帮我把电话改成 9123 4567」，查询型 AI 可以解释更改资料的方法或转交职员，但不会直接写入系统。
3. 第三种：AI Agent 连接系统后，可以协助处理什么？
AI Agent 同样可以读取获授权的教育中心资料，但它亦可以使用已设定的系统工具，在身份、权限和规则容许的范围内执行指定流程。
「可以执行」并不代表它可以自行决定任何事情。每项动作都需要中心预先设定可用工具、操作权限、流程条件和人工接管规则。
如果想先了解两者在一般商业流程上的分别，可延伸阅读 AI agent 同 chatbot 有什么分别？
3.1 例子一：提交请假申请
- 家长： 陈小明今个星期六英文班要请假。
- AI Agent： 我已核实学生资料。请确认请假日期是 7 月 25 日？
- 家长： 是。
- AI Agent： 请假申请已提交，申请编号是 L-0725-018。中心会按补堂规则再确认安排。
3.2 例子二：寻找合资格补堂时段
- 家长： 请假後有哪几个补堂时间？
- AI Agent： 系统显示这次请假符合补堂申请条件。目前可选星期日下午 3:00 或下星期二下午 5:30。请问你想提交哪一个时段？
3.3 例子三：建立补堂申请
- 家长： 选星期日下午 3:00。
- AI Agent： 补堂申请已建立，目前状态是「待确认」。职员确认後，系统会再透过 WhatsApp 通知你。
3.4 例子四：上传收据并建立覆核纪录
- 家长： 我刚刚转了学费，这张是收据。
- AI Agent： 收据已附加至学生的付款覆核项目，状态是「待职员核实」。在职员确认前，我不会把学费标示为已收款。
3.5 例子五：更新获授权的联络资料
- 家长： 我想更改接收通知的电话号码。
- AI Agent： 请先完成身份核实。核实後，我可以按中心设定提交电话更新申请；如涉及主要监护人资料，会交由职员确认。
3.6 例子六：建立试堂跟进
- 家长： 想替小四学生安排英文试堂，星期六上午比较方便。
- AI Agent： 我已记录年级、科目和时段要求，并建立试堂跟进。中心现有两个相关班别，职员会确认程度和学位後再联络你。
3.7 例子七：通知相关职员
- 家长： 补堂已确认，需要通知原班老师吗？
- AI Agent： 系统已按流程把补堂结果加入学生纪录，并向指定前台和导师建立通知。你毋须重复提交资料。
3.8 例子八：遇到例外时转人工
- 家长： 我错过了请假期限，但今次有特别原因，可否照样补堂？
- AI Agent： 这个要求超出一般补堂规则。我会保留你提供的资料并转交职员处理，但不会自行批准补堂。
3.9 例子九：整理投诉资料
- 家长： 我对上次调堂安排不满，希望中心跟进。
- AI Agent： 我可以记录涉及的学生、课堂和事情经过，建立跟进个案并交由负责职员处理。投诉结果及补偿安排会由中心决定。
3.10 AI Agent 连接系统可以做到
- 在权限内提交请假、补堂、试堂或跟进申请。
- 读取资料後，执行流程中已获批准的下一步。
- 建立或更新指定、获授权的纪录。
- 把申请编号、处理状态和下一步回覆家长。
- 通知指定职员，并保留操作和对话纪录。
- 发现例外、资料不一致或风险条件时停止操作并转交人工。
3.11 AI Agent 连接系统做不到
- 不能自行批准退款、特别折扣或费用豁免。
- 不能裁决家长投诉，或作出未经批准的承诺。
- 不能保证学位、补堂名额或指定老师安排。
- 不能越权查看或修改其他学生资料。
- 不能删除重要纪录或绕过中心规则。
- 系统未提供相应工具或权限时，不能凭空完成操作。
- 不能代替职员处理需要人情、风险或商业判断的例外个案。
4. 同一个家长问题，三种方式会怎样回覆？
假设家长在 WhatsApp 问：
- 家长： 我个仔星期六英文班想请假，可唔可以补堂？
4.1 AI 知识库的回覆
它会说明中心的一般请假及补堂规则，例如需要提早多久通知、哪些情况可以补堂，以及补堂视乎名额安排。但它不知道这位学生是否真的报读星期六英文班，也不能确认今次请假是否符合资格。
4.2 AI 连接管理系统的回覆
身份核实後，它可以查到学生所属班别、星期六的上课时间、剩余堂数、过往请假纪录和现有补堂申请状态。它可以告诉家长「系统显示学生今个星期六有英文班」，但不会提交请假或建立补堂申请。
4.3 AI Agent 连接系统的回覆
身份核实後，它可以确认课堂、检查中心设定的请假及补堂条件、提交请假，再列出合资格的补堂时段。家长选择时段後，它可以建立申请并回覆处理状态。若家长已错过期限或要求特殊安排，便停止自动流程并交由职员判断。
这个例子显示的不是哪种方式较好，而是同一句家长查询，在不同资料和权限设定下，WhatsApp AI 可以回覆到哪一步。
5. 实际回覆前，三种方式都需要哪些基本限制？
无论教育中心采用哪种 WhatsApp AI chatbot，都应先确定三项基本限制：
1. 身份核实： 未核实身份前，只回答一般资料，不披露学生的课堂、学费或出席纪录。 2. 权限及纪录： 每项可查阅资料和可执行动作都要有清楚权限，重要操作应保留纪录。 3. 人工审批： 退款、折扣、投诉、敏感资料和例外安排由职员决定。
想了解查询、排堂、学费及跟进如何放进同一套营运流程，可参考 教育中心 AI agent 系统指南。如要进一步界定哪些工作适合自动处理，也可阅读 补习社 AI 自动化：3 个应该做、3 个不应该做。
教育中心可以先列出日常 WhatsApp 查询，再分成「一般问题」、「个人资料查询」及「需要系统执行的流程」。这份清单会比单纯问「想不想要一个 chatbot」更容易界定实际需要。
如果中心希望把 WhatsApp、学生资料、课堂安排和内部流程放在同一套可管理的系统内，oneflash 可以按实际工作流程协助整理资料来源、权限、人工审批点和 AI 可执行范围。你亦可以由 教育中心系统方案 开始了解。