补习社适合用 AI 自动化的，是规则固定、资料来源清楚、出错后容易修正的重复行政工作；涉及教材正确性、学生个人资料、金钱、投诉、退款、非标准折扣或正式承诺的步骤，则应保留职员复核或主管批准。
实际规划时，不要只问"AI 做不做得到"，而要把每条流程分成三层：
1. 可自动执行：按既定规则整理、分类、搜索和提醒。 2. AI 准备后由职员复核：会更改学生记录、产生金额或向家长发出消息。 3. 必须由人决定：涉及教学判断、金钱例外、投诉、退款和补习社作出的正式承诺。
1. 先用三层审批矩阵判断是否适合自动化
| 场景 | AI 适合做什么 | 人要保留什么决定 | 建议层级 |
| 学生资料及学费单 | 从语音或文字拆出字段、寻找学生记录、准备学费单草稿 | 确认学生身份、班级、金额、折扣和付款状态 | AI 准备后复核 |
| 每日开工简报 | 整理当天课堂、请假、补课、欠交资料和待办事项 | 处理冲突、例外和优先次序 | 可自动整理 |
| WhatsApp 请假／补课 | 辨认意图、查阅规则、找可用时段、准备回复和更新草稿 | 确认身份、例外安排和最终对外消息 | 正常个案可自动；例外复核 |
| 教材 | 产生题目初稿、改写程度、整理答案格式 | 核对答案、难度、教学目的、语气、来源和版权 | 老师必须审核 |
| 投诉／退款 | 确认收件、整理时间线、找出相关记录、建立跟进任务 | 判断责任、回应口径、补救和退款 | 主管决定 |
| 折扣 | 按已批准规则计算标准优惠和显示依据 | 批准非标准、叠加或临时优惠 | 主管批准 |
界线不是由工具名称决定，而是由后果决定。如果一次错误会影响学生权益、金钱、教学质量或补习社声誉，就不应让 AI 单独完成最后一步。
2. Do #1：用语音输入学生资料，让 AI 准备学费单草稿
前台同事可以用语音说："陈小明九月转到星期二五点英语班，请准备下期学费单。"AI 可先把消息拆成学生、班级、生效日期和收费项目，寻找相符记录，再产生待复核的更新和学费单草稿。
系统至少应该：
- 用学生编号或多项资料核对身份，不只依赖姓名。
- 把新资料与现有班级、收费规则和付款记录比较。
- 对不清楚的日期、金额或同名学生标示 pending_review。
- 由职员确认后才更新正式记录或发出单据。
- 保留输入来源、修改时间和批准人。
如要先整理资料表和字段，可参考补习社如何用 AI 整理学生档案。
3. Do #2：每天自动产生开工简报
每日简报是低风险而且容易核对的起点。AI 可以在开门前，从课堂表、出席记录、WhatsApp 待处理消息和内部任务整理一页摘要：
- 当天课堂、导师、课室和学生人数。
- 已知请假、待安排补课和候补名单。
- 尚未确认的转班、学费单或付款记录。
- 当天要派发的教材和通知。
- 需要前台或主管处理的例外个案。
简报应连回原始记录；如果资料互相冲突，AI 应标示问题，而不是选择一个看似合理的答案。
4. Do #3：先由 AI 处理家长 WhatsApp 请假和补课
大部分正常个案都有固定步骤：
1. 家长发消息说明学生、课堂和请假原因。 2. AI 辨认"请假／补课"意图，并核对学生及原定课堂。 3. 系统查阅补课政策、班级容量和可用时段。 4. AI 提供合资格选项，或把建议回复交给职员确认。 5. 确认后更新出席、补课和对话记录。 6. 系统向家长发出清楚的最终确认。
资料齐全、在指定期限内，而且只涉及已批准时段的正常个案可以较自动。找不到唯一学生、班级已满、涉及不同收费、退款、投诉或政策外承诺时，则应转交职员。
目标不是让机器人自行回答所有消息，而是让 AI 完成辨认、查询、整理和正常个案处理，再把例外连同完整背景交给职员。新客查询的分流方法可参考WhatsApp AI Chatbot 如何处理新客查询。
5. Don't #1：不要未经老师审核便直接发布 AI 教材
AI 可以帮助老师产生练习初稿、不同难度版本、例句或答案格式，但老师仍要核对：
- 题目和答案是否正确，条件是否完整。
- 难度是否配合学生程度和本课教学目标。
- 用词、例子和解题方法是否符合补习社的教学方法。
- 图片、文章、题目和其他材料是否可合法使用。
- 内容会否包含偏见、不适合年龄或可能误导学生的信息。
教育局的《Guide to Using AI in Teaching》以教师主导、AI 辅助为原则；本文只借用其教学原则，不把它描述成补习社的法定要求。教材来源和复制问题可查阅知识产权署的Copyright and Education。
6. Don't #2：不要让 AI 自行决定投诉和退款
AI 可以立即确认收件、整理家长指控、建立事件时间线、找出相关课堂和对话记录，再列出尚欠资料。但"谁有责任、如何回应、是否道歉、提供什么补救、是否退款"仍应由获授权职员决定。
每一句回复都可能成为补习社的正式立场。退款亦涉及课程条款、已上课时、付款记录和适用规定。教育局通告第 7/2007 号在其涵盖的非正规课程私立学校范围内列明收费、收据及退款安排；不同营办模式的适用要求可能不同，所以系统应先找出已批准政策和记录，再交由职员确认。
7. Don't #3：不要让 AI 自行创作或叠加折扣
AI 可以按已批准规则计算标准优惠，并显示计算依据；它不应因为家长追问而自行加码，也不应把不可同时使用的优惠叠加。
安全的折扣流程应记录优惠名称、适用课程、有效日期、资格条件、可否叠加、最高折扣、批准角色、最终金额、批准人和原因。AI 的角色是找规则、计算和准备；非标准折扣的商业决定仍由人负责。
8. 实施前，先为每条流程写清楚六个字段
| 字段 | 要回答的问题 |
| 触发条件 | 什么消息或事件会启动流程？ |
| 可读资料 | AI 可以查阅哪些学生、课堂、收费或政策资料？ |
| 可写资料 | AI 可以直接更新什么？哪些只能建立草稿？ |
| 正常规则 | 什么条件同时成立才可自动执行？ |
| 转交条件 | 缺资料、冲突、敏感内容或例外时交给谁？ |
| 稽核记录 | 系统要保存输入、建议、修改、批准人和时间多久？ |
学生和家长资料不应因为使用 AI 而无限制开放。补习社应按工作需要设置访问权限、只使用流程所需资料，并保留人工检查。可参考个人资料私隐专员公署的人工智能资料保障资源。
9. 题检查：这一步可否交给 AI？
1. 规则是否已写清楚？ 2. AI 是否能找到可靠、最新的资料来源？ 3. 同名学生或资料不足时，系统会否停止而不是猜测？ 4. 错误是否容易发现和修正？ 5. 这一步会否改动正式学生、出席或付款记录？ 6. 这一步会否向家长作出承诺？ 7. 是否涉及教材正确性、版权或学生个人资料？ 8. 是否涉及退款、投诉、金额或非标准折扣？ 9. 例外会自动转交哪一个角色？ 10. 日后能否追查 AI 建议、批准人和发出的版本？
如果第 5 至第 8 题任何一题答"会"，至少应设置职员复核；涉及例外金钱、投诉立场或正式承诺时，应提升至主管批准。
10. 补习社 AI 自动化的重点，是把判断留给适合的人
补习社不需要在"全部人手"和"全部自动"之间二选一。可以先选择一条高频、规则清楚的流程，例如 WhatsApp 请假／补课，逐步标示哪些步骤可自动、哪些要复核、哪些必须由主管决定。
当资料、权限、转交条件和稽核记录都写清楚，AI 才能真正减少行政工作，而不是把风险藏在一个看似方便的自动回复后面。oneflash 所说的 AI-ready 系统，重点亦是把资料、操作权限和人工审批放进同一条可追查流程，而不是让 AI 取代职员。