- 报修讯息分散在 WhatsApp、电邮或口头通知
- 团队难以追踪负责人、进度和完成时间
- 缺少工单纪录时，租户跟进体验容易不一致
共享空間營運負責人
幫我整理今個月租戶月結，核對租金、會議室用量、報修未完成項目和付款提醒，完成後先給我批核。
★★★★★由香港中小企团队使用及验证
共享办公室管理系统
集中管理租约、会议室预约、账单和报修流程，减少 Excel 和 WhatsApp 分散处理。
会议室预约 租约账单管理 AI 营运助理
了解我们的背景 (可点击)
你的团队是否正在面对这些营运问题？
设施报修缺乏追踪
“
租户提交报修后，团队是否能清楚看到负责人和处理进度？
设施报修缺乏追踪
空间使用状态不清楚
- 房间、座位和据点的使用状态分散记录
- 前台需要逐边确认，才知道可用空间
- 空置和已预约状态不清晰，会影响出租效率
“
房间、座位和据点状态是否能即时查看，而不用逐边确认？
空间使用状态不清楚
租约和杂费计算耗时
- 月结时需要核对租约、会议室用量、打印费和其他杂费
- 固定收费和用量收费分散时，计算时间会增加
- 漏计或重复计算会影响账单准确度
“
月底是否仍要逐个租户核对租约、用量和杂费？
租约和杂费计算耗时
如何有效解决呢?
设施报修工单追踪
租户提交维修要求后，系统建立工单并记录负责人、状态和完成时间。
会议室预约计费
租户可查看可用时段并预约会议室，系统按使用记录计费。
租约账单自动产生
按租约条款生成月结单，支援固定租金、弹性租期和用量收费。
除了人手操作，亦可用 AI 协助处理重复任务
透过 MCP 连接 AI 代理，让系统操作由一句指令开始
AI 营运助理
AI 空間營運代理
- 讀取租約、會議室用量及工單紀錄
- 核對月結金額、未付款項及待處理報修
- 整理賬單草稿及租戶通知內容
- 等待批核後才發出月結及提醒
共享空間月結草稿已準備好，包括租金、用量收費、報修狀態和付款提醒。請檢視後決定是否發送。
AI 任務批核
是否批准 AI 發出月結賬單及租戶提醒？
专属 AI 下属架构
AI 从属于员工而非系统。为团队配置专属 AI 下属，建立“人类指挥，AI 执行”的清晰组织架构。
完整支援人机协作
内建人机协作机制。AI 完成任务后，须交由专人复核批准方可落地执行，确保决策权由人类掌握。
权限与数据隔离
严守资料存取边界。数据权限按组织架构分层控管，AI 仅能读取获授权的资讯，降低未授权存取风险。
串接常用 AI 工具
整合 Manus、Claude 等 AI 工具，将外部 AI 能力接入日常工作流程，让任务、权限和结果集中管理。
除了以上，还有这些功能
共享空间营运全覆盖
合约及文件管理
租约电子化集中储存，到期自动提醒续约，历史记录永久可查。
营收实时仪表板
即时掌握各据点营收、出租率及现金流，数据驱动定价与扩张决策。
多地点统一管理
多个据点统一后台管理，跨点租户数据互通、资源调度一目了然。
打印机用量计费
自动撷取打印记录并按页计费，月结单自动汇整用量，告别人手抄表。
租户自助 App
租户透过手机 App 预约设施、查阅账单、缴费及报修，一站式自助服务。
门禁及访客管理
整合智能门禁系统，租户手机解锁、访客自助登记、出入记录全程追踪。
“
以前管理三间共享空间，租约到期冇人知、水电账单要人手对、tenant 报修 WhatsApp 睇漏咗就俾人闹。自从用咗共享办公室管理系统，租约到期自动 alert、账单系统自动出、tenant App 自己报修自己睇进度，成个团队终于唔使再做消防员。
”你的投资会获得什么回报?
让我们比较一下
透过数据分析优化空间配置与定价策略，平均提升 20% 空间利用率及整体营收。
Deloitte
自动化租约及账单管理可节省每月平均 40 小时人手处理时间，行政效率提升达 50%。
CBRE
采用数码化管理系统的共享空间营运商，平均降低 35% 租户流失率，设施报修响应时间缩短 60%。
JLL Research
使用前
使用后
空置率监控
靠行入去睇先知吉咗
仪表板实时显示各据点占用率
设施报修
WhatsApp群组塞咗无人跟
自动分配工单追踪完成状态
会议室预约
打电话或WhatsApp前台
租户App自助预约即时确认
账单出单
人手逐个对数计费
自动按租约生成月结单并催缴
租约管理
人手Excel到期提醒
系统自动到期预警及续约建议
忧虑 IT 项目无了期延误？
由 PMP® 经理主理，严守标准化流程
01
需求诊断
将商业思维转化为系统逻辑，非盲目套用模板。
- 业务诊断：精准厘清现有流程痛点
- 方案演示：确保系统效果符合预期
02
数据迁移
由专人整理和汇入旧资料，减少团队搬迁负担。
- 数据迁移：专人清理并汇入旧数据
- 验收测试：标准化验证确保无误
03
正式上线
完成设定后即可开始使用，并由本地团队按优先级跟进支援。
- 系统交付：完成必要设定后投入运作
- 持续支援：本地团队跟进使用问题
需要预留多少预算？
灵活选择，按规模配对方案
订阅版（SaaS）
$798/ 月
适合希望快速上线、以固定月费管理成本的共享办公室营运团队。
- 系统帐户：1-30 人
- 活跃租客数量：80
- 租约、房间、会议室及收费管理
- 云端储存空间：10GB
- WhatsApp、电邮及电话支援
- 日常系统升级及维护
定制版
按需求报价一次性 / 阶段式
适合需要多据点管理、系统整合或高度客制化流程的共享办公室营运商。
- 包含订阅版所有功能
- 活跃租客数量：不设固定上限
- 多据点中央管理后台
- 自订计费规则与租约模板
- 可串接现有门禁及会计系统
- 专属客户成功经理一对一跟进
我们理解，新系统落地前总有几个顾虑需要先厘清
以下是团队最常见的落地疑问
“Oneflash Agentic Business Suite”如何支援共享办公室？
不只是租户资料，而是可管理的空间营运系统
Oneflash Agentic Business Suite 是 Oneflash 为中小企建立的 AI 代理商业系统。
- 统一资料：租户、合约、空间、工单和月结可集中管理
- 模组延伸：日后可加入门禁、付款、CRM 或自助 Portal
- AI 协作：透过 MCP 连接 AI 代理，协助查租户、整理工单和触发提醒
团队背景实力可靠吗？
融合创新基因与20年企业级开发经验的团队
Oneflash 团队结合 AI 代理、企业系统与本地中小企落地经验：
- 市场认可：技术实力曾获上市公司及商业奖项
- 廿载底蕴：团队具备大型 ERP、CRM 及营运系统开发经验
- 本地理解：熟悉香港中小企在资料、流程和日常跟进上的实际需要
日后可找其他公司维护吗？
开放架构设计，任何开发团队都能接手
系统以开放架构设计，方便日后交接和长期维护：
- 文件交接：可提供主要流程、设定和资料结构说明
- 资料可取回：租户、合约、账单和工单资料可汇出
- 维护弹性：日后可选择由 Oneflash 或其他技术团队协助维护
我可以自己留资料备份吗？
随时汇出所有数据，无锁定风险
可以。系统会让你保留共享办公室营运资料的主导权：
- 一键汇出：租户、租约、账单、空间和工单资料可汇出
- 离线保存：可存放在你自己的云端硬碟或内部资料夹
- 长远保障：日后调整系统安排时，资料仍可取回和再使用
我要人手输入旧有数据？
支援Excel批量汇入，毋须重新输入
不需要由团队逐笔重新输入。我们可协助整理现有 Excel、Google Sheets 或旧系统资料：
- 资料整理：租户、合约、空间、账单和工单栏位先对齐
- 批量汇入：将现有名单、租约和月结纪录汇入系统
- 上线核对：汇入后一起检查重点资料是否正确
如何保证准时完成？
20年企业级系统开发团队，最快10个工作天交付
我们会先锁定共享办公室最核心的流程，再分阶段上线，避免项目失控：
- 范围确认：先整理租户、合约、空间、工单和月结流程
- 里程碑验收：每个阶段完成后由你确认资料和流程
- 上线检查：正式使用前检查权限、通知、账单和表单设定
日常操作遇到问题怎么办?
专人15分钟内回复，WhatsApp即时支援
我们会按共享办公室日常营运情境提供支援，协助团队处理实际操作问题：
- WhatsApp 或电邮支援：方便前台快速查询租户、账单或工单问题
- 远端协助：需要时可协助检查设定、权限和流程
- 持续优化：按实际营运情况调整栏位、表单和通知流程
学新系统会很花时间吗？
以最少按钮原则设计，员工15分钟即上手
系统按前台和营运团队的日常流程设计，重点是让同事容易上手：
- 介面清晰：租户、合约、房间、工单和月结集中在同一后台
- 角色分工：前台、营运和管理层可按权限处理不同任务
- 上线培训：正式使用前会提供操作示范和设定协助
资料安全有保障吗？
企业级云端加密储存及每日自动备份
租户、合约、门禁、账单和工单资料都属于重要营运资料，系统会以多层方式保护：
- 传输加密：后台操作、表单和文件上载均以 SSL 加密
- 权限分级：前台、营运和管理层可按角色查看不同资料
- 备份机制：定期备份重要资料，降低遗失和误删风险
更多系统落地与支援问题
实现共享空间全面数码化
日常操作遇到问题怎么办？
提供WhatsApp、电邮及电话三渠道技术支援，办公时间内最快15分钟回应。另设有线上帮助中心及操作教学影片。
数据储存在哪里？是否安全？
所有数据储存于企业级云端伺服器，采用256位元加密传输及每日自动备份，符合国际数据安全标准。
系统是否设有权限管理？
设有分级权限管理，可为管理层、前台、财务及维修人员设定不同操作权限，确保数据安全。
支援网上收租吗？
系统支援整合多种网上支付方式，租户可透过App或网页直接缴费，系统自动对账及更新缴费状态。
可以汇出现有租户资料吗？
支援从Excel批量汇入现有租户及租约资料。系统亦提供资料备份及汇出功能，确保您的数据随时可以取回。
如何处理按用量收费？
系统自动撷取打印机、会议室等设施用量数据，根据您设定的计费规则自动计入月结单，无需人手抄录或核对。
可以整合现有门禁系统吗？
系统支援API整合主流智能门禁方案，租户凭手机即可解锁出入，访客可经系统自助登记获取临时通行权限。
租户需要下载App吗？
租户可透过手机App自助预约设施、查阅账单及报修，亦支援网页版操作。App介面设计简洁直觉，一般用户数分钟内即可上手。
支援什么类型的租约？
系统支援固定租期、弹性月租、虚拟办公室、日租及会议室按小时计费等多种租约模式，自订计费规则满足各类空间需求。
可以管理多少个地点？
系统支援无限个地点，每个据点可独立设定空间配置、定价及营运规则，跨点数据于统一仪表板呈现。
“
将租约、会议室用量、报修及月结账单集中在同一套共享空间营运系统。
”你有 5 分钟吗？
改善租户、空间、工单及月结账单管理
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在线顾问:0, 最后更新: 2026-06-22, 07:00
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