# 补习社 AI 自动化：3 个应该做、3 个不应该做

更新日期：2026-07-17

补习社适合自动化的是规则固定、资料来源清楚、出错后容易修正的重复行政工作。教材正确性、个人资料、金钱、投诉、退款、非标准折扣或正式承诺，应保留职员复核或主管批准。

把流程分成三层：

1. **可自动执行**：按规则整理、分类、搜索和提醒。
2. **AI 准备后由职员复核**：更改学生记录、产生金额或向家长发消息。
3. **必须由人决定**：教学判断、金钱例外、投诉、退款和正式承诺。

## 三层审批矩阵

| 场景 | AI 适合做什么 | 人要保留什么决定 | 层级 |
|---|---|---|---|
| 学生资料及学费单 | 拆分语音或文字、找记录、准备草稿 | 身份、班级、金额、折扣和付款状态 | 职员复核 |
| 每日开工简报 | 整理课堂、请假、补课和任务 | 冲突、例外和优先次序 | 自动整理 |
| WhatsApp 请假／补课 | 辨认意图、查政策和时段、准备回复 | 身份、例外和最终消息 | 正常个案自动；例外复核 |
| 教材 | 产生题目和答案初稿 | 正确性、难度、目的、来源和版权 | 老师审核 |
| 投诉／退款 | 整理事实、时间线和记录 | 责任、回应、补救和退款 | 主管决定 |
| 折扣 | 按规则计算优惠 | 非标准或叠加优惠 | 主管批准 |

## 三个应该做

### 1. 用语音输入学生资料，让 AI 准备学费单草稿

用学生编号或多项资料核对身份，把请求与现有班级、收费和付款记录比较；不清楚的资料标示 `pending_review`，确认后才更新正式记录或发出单据。延伸阅读：[补习社如何用 AI 整理学生档案](https://oneflash.hk/blog/tuition-centre-ai-organize-student-records-hong-kong)。

### 2. 每天自动产生开工简报

整理当天课堂、导师、课室、请假、补课、候补、未确认转班、学费单、付款、教材和例外个案。每项摘要应连回原始记录，资料冲突时要标示问题而不是猜测。

### 3. 先由 AI 处理家长 WhatsApp 请假和补课

AI 可核对学生和课堂、查政策与容量、提供批准时段、确认后更新记录并发送最终消息。身份不清、班级已满、收费不同，或涉及政策外安排、退款、投诉、健康及正式承诺时，应转交职员。延伸阅读：[WhatsApp AI Chatbot 如何处理新客查询](https://oneflash.hk/blog/whatsapp-ai-chatbot-new-customer-enquiry-hong-kong)。

## 三个不应该做

### 1. 不要未经老师审核便发布 AI 教材

老师必须核对答案、难度、教学目的、语言、来源、版权、偏见和年龄适切性。教育局的 [Guide to Using AI in Teaching](https://www.edb.gov.hk/attachment/en/edu-system/primary-secondary/applicable-to-primary-secondary/it-in-edu/DEBP/DEBP_EN.pdf) 可作教师主导、AI 辅助的参考；版权可查阅知识产权署的 [Copyright and Education](https://www.ipd.gov.hk/en/copyright/faqs-and-guidance-notes/copyright-and-education/)。

### 2. 不要让 AI 自行决定投诉和退款

AI 可确认收件、整理指控、建立时间线和找出记录；责任、回应、道歉、补救和退款必须由获授权职员决定。

### 3. 不要让 AI 自行创作或叠加折扣

AI 可按批准规则计算标准优惠，但不可自行加码或叠加不相容优惠。记录资格、有效期、叠加规则、最高折扣、批准角色、最终金额、批准人和原因。

## 实施前

定义触发条件、可读资料、可写资料、正常规则、转交条件和稽核记录。学生和家长资料只按工作需要开放，并保留人工检查。可参考私隐专员公署的[人工智能资料保障资源](https://www.pcpd.org.hk/english/artificial_intelligence/index.html)。

## 10 题检查

规则是否已写清楚？资料来源是否可靠和最新？资料不清时系统会否停止？错误是否容易修正？会否改动正式记录、向家长作承诺、影响教材或个人资料、涉及投诉、退款、金额或非标准折扣？例外交给谁？能否追查 AI 建议、批准人和发出的版本？

影响正式记录、承诺、教材、个人资料或金钱的步骤至少要职员复核；金钱例外、投诉立场或正式承诺要主管批准。

## 常见问题

### 家长 WhatsApp 请假是否每次都要职员批准？

不一定。身份和课堂清楚、符合政策、只提供批准时段的正常个案可自动处理；例外转交职员。

### AI 可否自动产生学费单或收据？

AI 可从已确认资料准备草稿，正式发出前要核对身份、金额、折扣和付款状态。

### AI 可否直接向家长发送消息？

固定提醒和正常个案可自动发送；例外、金钱、投诉、敏感资料或正式承诺先复核。

### 补习社可否让 AI 处理学生资料？

可以从明确用途开始，但要限制可读可写资料、权限和不必要的个人资料，并保存记录。

### AI 产生的教材一定要由老师审核吗？

是。老师要核对答案、难度、教学目的、语言、来源和版权。

### 补习社应先自动化哪一条流程？

选择高频、规则清楚、资料已存在且出错容易修正的流程。WhatsApp 请假／补课或每日简报比投诉、退款和折扣更适合作为起点。