# 補習社 AI 自動化：3 個應該做、3 個不應該做

更新日期：2026-07-17

補習社適合用 AI 自動化的，是規則固定、資料來源清楚、出錯後容易修正的重複行政工作；涉及教材正確性、學生個人資料、金錢、投訴、退款、非標準折扣或正式承諾的步驟，則應保留職員覆核或主管批准。

規劃時可把流程分成三層：

1. **可自動執行**：按既定規則整理、分類、搜尋和提醒。
2. **AI 準備後由職員覆核**：會更改學生紀錄、產生金額或向家長發出訊息。
3. **必須由人決定**：涉及教學判斷、金錢例外、投訴、退款和正式承諾。

## 三層審批矩陣

| 場景 | AI 適合做甚麼 | 人要保留甚麼決定 | 建議層級 |
|---|---|---|---|
| 學生資料及學費單 | 從語音或文字拆出欄位、尋找紀錄、準備草稿 | 確認身份、班別、金額、折扣和付款狀態 | AI 準備後覆核 |
| 每日開工簡報 | 整理課堂、請假、補堂和待辦事項 | 處理衝突、例外和優先次序 | 可自動整理 |
| WhatsApp 請假／補堂 | 辨認意圖、查規則、找時段、準備回覆 | 確認身份、例外安排和最終訊息 | 正常個案自動；例外覆核 |
| 教材 | 產生題目初稿和答案格式 | 核對答案、難度、目的、來源和版權 | 老師審核 |
| 投訴／退款 | 整理時間線、紀錄和待辦 | 判斷責任、回應、補救和退款 | 主管決定 |
| 折扣 | 按已批准規則計算優惠 | 批准非標準或疊加優惠 | 主管批准 |

界線由後果決定。如果錯誤會影響學生權益、金錢、教學品質或補習社聲譽，就不應讓 AI 單獨完成最後一步。

## Do #1：用語音輸入學生資料，讓 AI 準備學費單草稿

AI 可把語音拆成學生、班別、生效日期和收費項目，再尋找相符紀錄及準備草稿。系統應用學生編號或多項資料核對身份，將新資料與現有班別、收費及付款紀錄比較；日期、金額或同名學生不清楚時標示 `pending_review`，由職員確認後才更新正式紀錄或發出單據，並保留輸入來源、修改時間和批准人。

延伸閱讀：[補習社如何用 AI 整理學生檔案](https://oneflash.hk/blog/tuition-centre-ai-organize-student-records-hong-kong)。

## Do #2：每日自動產生開工簡報

AI 可在開門前整理今日課堂、導師、班房、學生人數、已知請假、補堂、候補、未確認轉班、學費單、付款、教材通知和例外個案。每項摘要都應連回原始紀錄；資料衝突時要標示問題，而不是猜測答案。

## Do #3：先由 AI 處理家長 WhatsApp 請假和補堂

正常流程是辨認請假或補堂意圖、核對學生及原定課堂、查閱政策與容量、提供合資格時段、確認後更新紀錄，再向家長發出最終確認。找不到唯一學生、家長要求政策外安排、班別已滿、涉及不同學費、投訴、健康、退款或未有規則的承諾時，應轉交職員。

延伸閱讀：[WhatsApp AI Chatbot 如何處理新客查詢](https://oneflash.hk/blog/whatsapp-ai-chatbot-new-customer-enquiry-hong-kong)。

## Don't #1：不要未經老師審核便發布 AI 教材

老師要核對題目和答案、難度、教學目的、用詞、來源、版權、偏見和年齡適切性。教育局的 [Guide to Using AI in Teaching](https://www.edb.gov.hk/attachment/en/edu-system/primary-secondary/applicable-to-primary-secondary/it-in-edu/DEBP/DEBP_EN.pdf) 可作教師主導、AI 輔助的教學參考；教材版權可查閱知識產權署的 [Copyright and Education](https://www.ipd.gov.hk/en/copyright/faqs-and-guidance-notes/copyright-and-education/)。

## Don't #2：不要讓 AI 自行決定投訴和退款

AI 可確認收件、整理指控、建立時間線和找出相關紀錄，但責任、回應口徑、道歉、補救及退款必須由獲授權職員決定。每句回覆都可能代表補習社的正式立場。

## Don't #3：不要讓 AI 自行創作或疊加折扣

AI 可按已批准規則計算標準優惠並顯示依據，但不可自行加碼或疊加不相容優惠。系統應記錄適用課程、有效日期、資格、疊加規則、最高折扣、批准角色、最終金額、批准人和原因。

## 實施前寫清楚六個欄位

每條流程都要定義觸發條件、可讀資料、可寫資料、正常規則、轉交條件及稽核紀錄。學生和家長資料只應按工作需要開放，並限制權限、只使用必要資料及保留人工檢查。可參考私隱專員公署的[人工智能資料保障資源](https://www.pcpd.org.hk/english/artificial_intelligence/index.html)。

## 10 題檢查

1. 規則是否已寫清楚？
2. AI 是否有可靠、最新的資料來源？
3. 資料不足時會否停止而不是猜測？
4. 錯誤是否容易發現和修正？
5. 會否改動正式學生、出席或付款紀錄？
6. 會否向家長作出承諾？
7. 是否涉及教材、版權或個人資料？
8. 是否涉及退款、投訴、金額或非標準折扣？
9. 例外會轉交哪個角色？
10. 能否追查 AI 建議、批准人和發出版本？

第 5 至第 8 題任何一題答"會"，至少應設職員覆核；例外金錢、投訴立場或正式承諾應由主管批准。

## 常見問題

### 家長 WhatsApp 請假是否每次都要職員批准？

不一定。身份和課堂資料清楚、符合政策、只提供既定補堂時段的正常個案可自動處理；例外應轉交職員。

### AI 可否自動產生學費單或收據？

AI 可從已確認的班別、收費和付款資料準備草稿，但發出前要核對身份、金額、折扣和付款狀態。

### AI 可否直接向家長發送訊息？

固定提醒和正常個案可考慮直接發送；例外、金錢、投訴、敏感資料或正式承諾應先覆核。

### 補習社可否把學生資料交給 AI 處理？

可以從明確用途開始，但要限制可讀可寫資料、權限和不必要的個人資料，並保存操作紀錄。

### AI 產生的教材一定要由老師審核嗎？

是。老師要核對答案、難度、教學目的、語氣、來源和版權。

### 補習社應先自動化哪一條流程？

先選高頻、規則清楚、資料已存在而且出錯容易修正的流程。WhatsApp 請假／補堂或每日簡報通常比投訴、退款和折扣更適合作為起點。